Vipavska cesta 4
5270 Ajdovščina, Slovenija
+386 5 364 49 00
+386 5 364 49 07
marko.rondic@ozs.si
tea.gruden@ozs.si

EVIDENCE NA PODROČJU DELA

EVIDENCE NA PODROČJU DELA

Inšpektorji v nadzorih preverjajo tudi izvajanje določb Zakona o evidencah na področju dela in socialnega varstva (ZEPDSV) – na primer ali vodijo evidenco, na kakšen način jo vodijo, katere podatke je mogoče razbrati iz evidence – poleg tega pa tudi spoštovanje določb predpisov glede delovnega časa, predvsem glede odmorov in počitkov ter glede odrejanja dela prek polnega delovnega časa.

1.       Vročitev obračuna plače delavcu

Delodajalec je dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, do katerih je delavec upravičen na podlagi zakona, kolektivne pogodbe, splošnega akta delodajalca ali pogodbe o zaposlitvi, obračun in plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Iz pisnega obračuna morajo biti razvidni tudi podatki o delavcu in delodajalcu. Čeprav zakon tega izrecno ne zahteva, pa je predvsem iz dokaznih namenov za delodajalca smiselno, da si ob izročitvi plačilne liste pridobi podpis delavca iz katerega izhaja, da ga je dobil od delodajalca kot tudi to, kdaj ga je dobil. Mimogrede nikakor ne gre prezreti, da je predvidena za delodajalca zelo visoka globa, če delavcu ne izda pisnega obračuna v skladu s 135. členom.

2.       Evidenca delovnega časa

Za pravilno vodenje evidence delovnega časa sta predvsem pomembna spodnja dva člena iz zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti iz katerih izhaja med drugim tudi to, da se ne zahteva ura prihoda in ura odhoda kot se to npr. zahteva pri delu upokojenca ali pa pri delu družinskega člana pri t.i. kratkotrajnem delu, zagotovo je pa tako najbolj enostavno ugotavljati dnevno število ur, seveda to velja predvsem pri delodajalcih, ki ne delajo po terenu.

18. člen (evidenca o izrabi delovnega časa):

Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

–   podatke o številu ur,
–   skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste  opravljenega delovnega časa,
–  opravljene ure v času nadurnega dela,
–  neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
–  neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
–  neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
–  število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

19. člen (vodenje evidence o izrabi delovnega časa)

(1) Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

(2) Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

(3) Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

Evidence na področju dela vodijo le delodajalci za zaposlene. Torej, če s.p. nima zaposlenega,
potem teh evidenc ne vodi. Niti sam ni zaposlen na podlagi pogodbe o zaposlitvi, torej tudi zase ne.

3.       Razporejanje delovnega časa, podaljšanje in nadure

Delodajalec ima možnost podaljšati tedenski delovni čas preko običajnih 40 ur na 2 načina, pri čemer opozarjam, da v nobenem primeru delavec ne sme delati več kot 56 ur tedensko, niti preko neenakomerne razporeditve delovnega časa, niti preko nadurnega dela kot tudi ne v primeru kombinacije enega in drugega inštituta. Spodaj opisujem oba instituta in pogoje, kdaj se lahko uporabljata:

1.1 Neenakomerna razporeditev delovnega časa

Neenakomerna razporeditev delovnega časa na podlagi katere lahko zaradi narave dela ali potreb uporabnikov traja tedenski delovni čas največ 56 ur tedensko. Takšna možnost mora biti predvidena v pogodbi o zaposlitvi, pravno podlago pa predstavlja 148. člen Zakona o delovnih razmerjih, ki ga prilagam zaradi večje transparentnosti:

148. člen (razporejanje delovnega časa)

(1) Razporeditev in pogoji za začasno prerazporeditev delovnega časa se določijo s pogodbo o zaposlitvi v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo.

(2) Pred začetkom koledarskega oziroma poslovnega leta delodajalec določi letni razpored delovnega časa in o tem pisno obvesti delavce na pri delodajalcu običajen način (npr. na določenem oglasnem mestu v poslovnih prostorih delodajalca ali z uporabo informacijske tehnologije) in sindikate pri delodajalcu.

(3) Če delavec v času trajanja delovnega razmerja zaradi potreb usklajevanja družinskega in poklicnega življenja predlaga drugačno razporeditev delovnega časa, mu mora delodajalec, upoštevaje potrebe delovnega procesa, pisno utemeljiti svojo odločitev. Pisna utemeljitev se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec.

(4) Delodajalec mora pisno obvestiti delavce o začasni prerazporeditvi delovnega časa najmanj en dan pred razporeditvijo delovnega časa na pri delodajalcu običajen način.

(5) Pri enakomerni razporeditvi polni delovni čas ne sme biti razporejen na manj kot štiri dni v tednu.

(6) Zaradi narave ali organizacije dela ali potreb uporabnikov je delovni čas lahko neenakomerno razporejen. Pri neenakomerni razporeditvi ter začasni prerazporeditvi polnega delovnega časa delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden.

(7) Pri neenakomerni razporeditvi ter začasni prerazporeditvi delovnega časa se upošteva polni delovni čas kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ne sme biti daljše od šest mesecev.

(8) Določbe 146. člena tega zakona o prepovedi dela preko polnega delovnega časa veljajo tudi v primeru neenakomerne razporeditve ali prerazporeditve delovnega časa.

(9) Če sindikat oziroma svet delavcev ali delavski zaupnik pri delodajalcu tako zahteva, ga mora delodajalec enkrat letno obvestiti o izrabi delovnega časa, upoštevaje letni razpored delovnega časa, o opravljanju nadurnega dela oziroma o začasni prerazporeditvi delovnega časa.

Takšen višek ur iz »sončnih« mesecev predstavlja neke vrste »banko ur«, ki pride v poštev za t.i. »deževne oz mrtve« mesece, zato jih ni potrebno obračunati in plačati za razliko od nadurnega dela.

V kolikor delodajalec uporablja KP za obrt in podjetništvo, je dobro poznati tudi 33. člen, ki opredeljuje razporeditev delovnega časa ter postavko za izplačilo v kolikor niso ure do konca referenčnega obdobja skompenzirane oz. izravnane. Ta pravi, da ima delavec ob koncu dogovorjenega referenčnega obdobja presežek ur zaradi začasne neenakomerne razporeditve ali začasne prerazporeditve delovnega časa, se presežene ure izplačajo delavcu ob izplačilu prve plače po zaključku referenčnega obdobja v višini urne postavke povečane za 35 %.

1.2  Nadurno delo:

Čeprav je v 3. odst. spodnjega člena zapisano, da lahko traja nadurno delo do 8 ur tedensko in 20 ur mesečno, pa je nujno vedeti, da takšna omejitev velja v referenčnem obdobju 6 mesecev, kar posledično pomeni, da je seveda v posameznem tednu lahko opravljenih tudi več kot 8 nadur, prav tako je v posameznem mesecu lahko opravljenih tudi več kot 20 nadur. Nadurno delo se obračuna vsakomesečno ob plači, ovrednoteno pa je v kolektivni pogodbi, po KPOP npr. z dodatkom v višini 30 %.

Pravna podlaga za določitev nadurnega dela je 144. člen ZDR-1.

(1) Delavec je dolžan na zahtevo delodajalca opravljati delo preko polnega delovnega časa – nadurno delo

– v primerih izjemoma povečanega obsega dela,
– če je potrebno nadaljevanje delovnega ali proizvodnega procesa, da bi se preprečila materialna škoda ali nevarnost za življenje in zdravje ljudi,
– če je nujno, da se odvrne okvara na delovnih sredstvih, ki bi povzročila prekinitev dela,
– če je potrebno, da se zagotovi varnost ljudi in premoženja ter varnost prometa,
– v drugih izjemnih, nujnih in nepredvidenih primerih, določenih z zakonom ali kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti.

(2) Delodajalec mora delavcu nadurno delo odrediti v pisni obliki praviloma pred začetkom dela. Če zaradi narave dela ali nujnosti opravljanja nadurnega dela ni možno odrediti nadurnega dela delavcu pisno pred začetkom dela, se lahko nadurno delo odredi tudi ustno. V tem primeru se pisna odreditev vroči delavcu naknadno, vendar najkasneje do konca delovnega tedna po opravljenem nadurnem delu.

(3) Nadurno delo lahko traja največ osem ur na teden, največ 20 ur na mesec in največ 170 ur na leto. Delovni dan lahko traja največ deset ur. Dnevna, tedenska in mesečna časovna omejitev se lahko upošteva kot povprečna omejitev v obdobju, določenem z zakonom ali kolektivno pogodbo, in ne sme biti daljše od šestih mesecev.

(4) Nadurno delo lahko s soglasjem delavca traja tudi preko letne časovne omejitve iz prejšnjega odstavka, vendar skupaj največ 230 ur na leto. V primeru vsakokratne odreditve nadurnega dela, ki presega 170 ur na leto, mora delodajalec pridobiti pisno soglasje delavca.

(5) V primeru odklonitve pisnega soglasja iz prejšnjega odstavka, delavec ne sme biti izpostavljen neugodnim posledicam v delovnem razmerju.

 

Tea Gruden

Vir: Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti

Zakon o delovnih razmerjih